「開始と期限」


皆さんは、「仕事」という言葉から、何を連想するだろうか。トレーニングコース受講者の方々の声をまとめると、「期限」「得意先」「上司」といった言葉が上位にあげられ、その対局にある「開始」「社内」「部下」等は、あまり連想されない様である。
これに対して、「仕事上での問題点は何ですか。」という質問では、やはり「期限遅れ」という答えが多い一方、「社内調整」とか、「部下指導」といった答えも、比較的上位にあげられてくる。しかし、ここでも、「期限」の対局である「開始」という言葉は、全く出てこない。

よく考えると、これはちょっと妙なことである。仕事の流れを当たり前の視点で考えると、「開始」から「期限」までが仕事の基本である。にもかかわらず、こうした連想ゲーム、つまり我々の意識の重点の置き所をはっきりさせると、「開始」が欠落していることがわかる。かわりに、「期限」には相当気をつかっているわけである。

ところで、皆さんはどうやって、仕事のスケジュールを管理しているだろうか。多くの方が、手帳等を活用していることだろう。また、場合によっては、自分の記憶だけで、なんとかやっているという人もいるかもしれない。では、そうした手帳や記憶の中では、仕事の基本的な流れの中の、どの部分がチェックされているのだろうか。ご自身の手帳や記憶をちょっと見直していただきたい。多分、「3時A社商談」とか、「1時定例会議」と、記入や記憶がされているはずである。ではここで、皆さんに質問しよう。ここでいう、「3時」とか「1時」という時間は、仕事の流れで見た場合、仕事の「開始」なのだろうか、「期限」なのだろうか。大抵の方は、これを商談なり、会議なりの「開始」と答えることだろう。なぜなら、「3時A社商談」というのを、もっと詳細な日本語に直すと、「3時からA社と商談する」となるからである。「3時から」、即ち「開始」である。しかし、果たしてこれらは本当に「開始」なのだろうか。視点を変えると、「期限」とは言えないだろうか。
そこで、これを皆さんの日常業務に照らし合わせて考えてみよう。「3時A社商談」の日の1時頃、突然別のお客様がいらして、慌てたり、イライラしたりすることはないだろうか。また、その前日、商談の資料を作成するために、あたふたしたりしてはいないだろうか。こう考えてみると、「3時商談」とは、「3時までに商談の準備を整える」こと、即ち、商談の「開始」ではなく、商談の準備のための「期限」ということもできそうである。こうした視点で仕事を見直してみると、皆さんのスケジュール管理は、ちょっと「期限」一本槍になってはいないだろうか。仕事の流れの中で「期限」の部分だけを管理し、「開始」を管理していないために、様々なトラブル、問題を抱えてはいないだろうか。

「納期遅れ」、「期限遅れ」になるのも、実は「期限」の管理が下手だからではなく、「開始」の管理をしていないことに一因があるのである。いかなる仕事も、一定の期間（開始から期限）で行なうものである。期限だけでは、この期間の把握はできない。開始と期限がワンセットで、初めて期間の把握が可能となる。つまり、その仕事に投下できる時間という資源がどれくらいあるかを知ることができる。この、投下できる時間の量により、我々の仕事も変化する。少ない時間で仕上げる仕事と、沢山の時間で仕上げる仕事では、その仕事の量や質に変化が生じるのは当然である。つまり、この開始のマネジメントを怠ると、とりあえず期限に間に合ったとしても、質か量の低下をまねく仕事の進め方になってしまうのである。