◎2009/9/1発行
□時間の無駄使いをなくすカンタン整理術□
******ファイルは「2つの方法」で整理する******

○1日の仕事のファイル準備はまとめて行なう

企画ごとプロジェクトごとに、関係する書類をファイルにまとめて管理する手法は、タイムマネジメントのスキルを応用するなら、デスクの整理整頓の有効な手法となり得ます。前に説明したように、1日のプランニングや仕事の3つのステップに応じた区分けといったスキルと組み合わせる手法です。

ここでは、その整理整頓法をさらにワンランクアップするための提案をします。それが、ファイル整理の時間をつくることです。

このファイル整理には、毎日の整理と、2週間あるいは1ヶ月ごとに定期的に行なう整理の2つがあります。

まず毎日の整理とは、その日の仕事をスタートするときと、終了するときに行ないます。すなわち、1日のプランニングをする際に、その日にやる予定の仕事のリストアップするのですが、そのすべての仕事のファイルをキャビネットなどから取り出し、机の上の「未処理ゾーン」に置くのです。さらに、その日の仕事がすべて終了したら、「処理済ゾーン」に積んだファイルをまた、キャビネットなどに片付けます。

これが毎日の整理ですが、前提としてファイルは机の上に積んだままにせず、キャビネットなど、机以外の場所で管理する必要があります。それができれば、机の上にはその日にやる仕事のファイルだけ置けばすむことになり、整理整頓もワンランクアップするわけです。

○不要な「8割」の書類を捨てる
2週間あるいは1ヶ月ごとに行なう定期的なファイル整理は、タイムマネジメントのスキル「仕事の棚卸し」を、書類整理に応用した手法です。現在抱えている仕事を、ただ頭の中で記憶するだけでなく、すべて書き出し、記録することで、仕事の期限、内容、優先順位、投下時間を明確にするのが、仕事の棚卸しです。

またこのスキルには、もう1つの利点があります。それは、棚卸しすることで長期間、手つかずのまま放っておかれた仕事が見つかることです。こうした仕事は、とても重要な仕事か、どうでもいい仕事のどちらかになります。

書類についても、同様のことがいえます。長期間使われていない書類というのは、とても重要な書類か、仕事にはまったく不必要な書類のどちらかです。2週間あるいは1ヶ月ごとに、定期的にファイル整理する目的は、この不必要な書類を見つけ出し、捨てることにあります。

整理整頓の基本的な方向性の1つは、前にも説明したように書類を減らすことです。そのため、パレートの法則を応用して2割の重要な書類を残し、それ以外の8割の書類を皆さんの周囲から除くよう提案しました。この定期的なファイル整理は、8割の書類を捨てるための一助ともなる手法です。

どれが残しておくべき書類か、どれが捨てるべき書類か、即時に判断がつかないこともあるでしょう。重要か、即時に判断がつかないこともあるでしょう。重要かどうかを書類を読んで判断できないなら、定期的なファイル整理という、いわば「からめ手」からのアプローチを試してみるのも一手です。

◇毎日の整理と定期的な整理を組み合わせる
毎日のファイル整理（机の整理）
・ファイルは机の上ではなく、キャビネットなどで管理する
・1日のプランニングをする際、ファイルをキャビネットから机の上の「未処理ゾーン」に置く
・1日の仕事がすべて終了したら「処理済ゾーン」のファイルをキャビネットに片付ける
⇒机の上はその日にやる仕事のファイルだけしかない状態にする
2週間または1ヶ月ごとのファイル整理（キャビネットの整理）
・長期間使われていないファイルをチェックし、重要なものと重要でないものに分ける
・2割の重要な書類を残し、それ以外の8割の書類を捨てる（パレートの法則）

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ファイル整理の時間は、すなわち書類を捨てる時間である
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＝「超タイムマネジメント-「４つの時間」でする仕事革命」（大和出版）P186より引用＝