◎2009/9/15発行
□時間の無駄使いをなくすカンタン整理術□
******パソコン版「整理術」は、ここがポイント******

○「処理中」「処理済」コーナーをつくる

ビジネスの現場へのパソコンの導入がすすんだ結果、今や全社員に専用のパソコンが支給されるのが当たり前となりました。仕事のやり方も、机の上に書類を広げて処理するというより、パソコンでやってしまうことのほうが多いかもしれません。ということは、パソコン版の整理整頓術も必要になるわけです。

ただ、実際にビジネスで使われているパソコンの多くは、LANやイントラネットなど、他の社員のパソコンとネットワークでつなげられているものです。どういうルールのもとで利用されているかによって、仕事上の環境は大きく異なります。それを一般的に語ることはできませんので、ここでは皆さんが使っているパソコンに限っての整理整頓法を提案します。

といっても、新たな手法を披露するわけではありません。今まで説明してきた書類の整理整頓法の応用なのです。

まず、「未処理」「処理中」「処理済」の3つに仕事を区分けする手法は、パソコンにも応用できます。例えば、作成済みのデータは、終わった段階でディスクに保存したり、フォルダで管理します。つまり、パソコン上に「処理済コーナー」を作るわけです。また、そのデータを途中の段階で保存するときには、デスクトップで保存したり、処理中のフォルダーをつくるなど、「処理済」とは別のやり方で保存できるような、「処理中コーナー」をつくります。

ただし、「未処理」については、パソコンを利用する場合、基本的に考える必要はありません。というのは、パソコンで管理すべき「処理前」の仕事というのは、ほとんど考えられないからです。上司などからメールで仕事を受け、関連データが添付ファイルで送られてくるというケースもありますが、これはメールの管理で対処すればいいことです。

メールの整理では、定期的なファイル整理の手法が有効です。ことに受信メールには、一度読んでしまえば不要となるものが多いはずです。2週間あるいは1ヵ月の間、一度も読まなかったメールなら、捨ててしまって構わないものと考えます。

○検索機能をもっと活用しよう

パソコンの検索機能は、書類探しの大きな力となってくれます。書類の整理でプロジェクトごとのファイル管理の手法を説明しましたが、そのファイルにタイトルをつけ、パソコンでつくったファイルリストにタイトルと、キャビネットの何段にしまったか入力していおけば、必要なときに検索機能を使って容易に保存場所がわかるわけです。

実は、この検索機能を使えば、夢のような整理整頓術が実現できるのです。パソコンデータ「処理中」「処理済」で保管したり、受信メールを捨てるといった作業は一切、必要なくなります。

今や、パソコンの記憶容量は100ギガというスケールです。つまり、1人のビジネスマンが一生かかって作るデータをすべて保存できることになるのです。さらに、サーバーに保存しているデータを、タイトルやキーワードで検索できる機能を備えたシステムの出現しています。パソコンに整理整頓なんて必要なくなる日も遠くないと思います。

◇パソコン上では「処理中」「処理済」の2つに整理する
机上のルール・・・　未処理　→　処理中　→　処理済
パソコン上のルール・・・　処理中　→　処理済
◇メールの整理
受信メール：2週間または1ヵ月ごとに不要メールを削除する

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アナログの整理術をパソコンにもしっかり応用する
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＝「超タイムマネジメント-「４つの時間」でする仕事革命」（大和出版）P190より引用＝