◎2009/8/15発行
□時間の無駄使いをなくすカンタン整理術□
******「かたづけ」に関するルールをつくっておく******

○「一度にかたづける」ことが基本

唐突ですが、物理学の分野で使われる「エントロピーの法則」というものを、皆さんはご存知でしょうか？当初は秩序だった状態が、時間の経過との関係性によって、無秩序な状態へと変わっていくことを示す法則です。

実は、これと同様のことが皆さんのデスクの上でも起きています。例えば、きちんとファイリングしたり、「未処理」「処理中」「処理済」に書類を区分けして仕事をはじめているのに、時間の経過とともに書類が乱雑に積み重なっていく。いわば「デスク上のエントロピーの法則」ともいえる現象が出現してしまうのです。

それを防ぐ方法が、「一度にかたづける」という規律を遵守することです。規律の遵守とは、本書には珍しく厳めしい言葉遣いですが、だからといって身構えることはありません。自己変革など必要ない、誰もが容易にできるタイムマネジメントというのが、本書の信条です。ここではたった１つのルールを提案するだけです。

○「おわり」をコントロールする

ところで、仕事には「はじめ」と「おわり」の時間があるという原理・原則はすでに説明しました。この2つの時間をコントロールすることで、仕事を効率的にすすめることができるのですが、「はじめの時間」については、すでに紹介した「自分へのアポイント」というスキルを身につけることで、明確にコントロールすることが可能となります。

それでは、「おわり」を明確にコントロールするためにはどうすればいいのでしょうか？答えは簡単。終わり方のルールを明確に設定すればいいのです。

例えば、1つの仕事が終わったら必ず、その仕事に関係する書類をファイリングする、処理済のコーナーに書類を置くなどのルールをつくることです。つまり、こうした儀式を行うことで、「おわり」を明確に意識することができるわけです。

このルールさえつくってしまえば、あとは儀式を行えるときを目指して、中断せずに仕事をすすめるだけ。これこそが、「デスク上のエントロピー現象」を回避するための規律なのです。

逆に、終わり方のルールが明確になっていないと、どんなことが起こるのでしょうか？
　終わった仕事に関係する書類と、新たにはじめた仕事の書類が混じりあい、その仕事が終われば、さらに次の仕事の書類が重なり、まさに時間の経過とともに乱雑さが増すことになるわけです。

また、処理中の仕事がいくつも同時に机の上に並ぶという事態も起こります。「おわり」を明確にコントロールできない場合、1つの仕事を完全に終わらせないうちに、新たな仕事をはじめてしまう危険性が高くなるからです。こうなると、書類が乱雑に積まれるだけでなく、仕事の段取りを乱してしまうため、効率的に仕事をすすめることが到底不可能となってしまいます。

これを防ぐためにも、仕事の終り方を明確にし、おわりの儀式をすませないうちに新たな仕事に手を出さないというルールを設けることが大切なのです。

◇仕事の「おわり」をはっきりと意識する
仕事
⇒はじめ　→　はじめの一歩　→　何からやるか
⇒おわり　→　おわりの型　→　どうなったらおわりか※POINT!!
終わり方のルール（例）
　・使用した書類をファイリングする
　・使用したファイルを処理済ゾーンに移動する　など

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1つの仕事が終わったら必ず「儀式」を行なう
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＝「超タイムマネジメント-「４つの時間」でする仕事革命」（大和出版）P182より引用＝