◎2009/7/1発行
□時間の無駄使いをなくすカンタン整理術□
***デスク回りの管理は「2つの方向」ですすめる***

○新しい書類が持ち込まれると・・・
どうすれば、書類が山積みとなった修羅場のような机をコントロールできるようになるのでしょうか？

大別すれば、その方策は次の2つです。1つは、届けられる書類の量を減らすこと、もう1つは、書類をコントロールするためのスキルの習得です。コントロールするためのスキルとは、言い換えれば、デスク回りに明確な「ルール」を導入することです。下の※参照は、書類の量とルールとが、机上の環境におよぼす影響を表したものです。

書類が多く、これといったルールがない場合、大量の書類で机が埋もれている状態になります。これでは必要な書類を探すのに手間がかかります。

さらに、ダメージはこれだけにとどまりません。新しい書類が届けられると、そちらに気をとられてしまい、これまでの作業が中断してしまいます。つまり、今までやっていた仕事の手を止め、別の仕事をしはじめることなのです。その結果、机の上にはやりかけの仕事がいくつも並ぶこととなり、仕事の優先順位に混乱が生じて、非効率的な仕事のすすめ方しかできなくなってしまいます。

※参照［デスク管理の形式］
書類量（大）
‖アンコントロール
‖・保管は無秩序　・机上は進行中の仕事でいっぱい
‖コントロール
‖・几帳面で効率的な保管　・規律正しさから机上は整理整頓されている
書類量（小）
‖アンコントロール
‖・略式の保管法　・机上は進行中の仕事の保管場所
‖コントロール
‖・略式だが几帳面な保管　・整理整頓された机

○書類を探す時間は「ルールで決まる」
書類の量が減らすことができれば、少なくとも机の山を小さくすることはできます。ただし、ルールがない状態では、あるだけの書類を端から探すことになります。これでは、目当てのものを見つけるのに時間がかかることに変わりはありません。ただし、新たに届く書類が少ない分、仕事の手を止める回数も減り、効率は上がります。

一方、書類の量は減らないものの、ルールが明確になっているケースはどうでしょう？コンサルティングのため企業を訪問していると、おもしろい場面に出くわすことがあります。同じように書類が山と積まれた机で仕事をしているのにもかかわらず、書類探しに手間取ったり、あちらの仕事、こちらの仕事と、いくつもの仕事に手を出している人もいれば、山の中からいとも簡単に書類を選び出し、効率的に仕事をしている人もいるのです。同じ部署で、同じ条件で仕事をしているのにもかかわらず、こういう違いが見受けられるのも、珍しいことではありません。

こうした違いが生じている要因は、ルールの有無です。たとえ他人からは無秩序に書類が積まれ、次々と新たな書類が加わって山となっているように見えても、ルールが存在する机の上では、書類の山がコントロールされている状態にあり、仕事へのダメージも軽減できているのです。

では、どうすれば書類の量を減らすことができるのでしょうか？その具体策はこのあとで紹介しますが、基本となる考えをここで述べておきましょう。それは、自分が把握すべき書類だけを減らす、ということです。

また、デスク回りに設けるルールとは、書類の置き方、デスクワークのすすめ方のルールです。これも順次、紹介しますが、自分の仕事内容や職場環境に応じて選択したり、独自の工夫をしたりと、自分なりのルールをデスク回りに設定することが肝要です。

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「書類の量を減らす」「ルールを決める」。この2つが具体策！
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＝「超タイムマネジメント-「４つの時間」でする仕事革命」（大和出版）P170より引用＝