◎2009/6/15発行
□時間の無駄使いをなくすカンタン整理術□
***タイムマネジメントと整理整頓の関係***

これまでタイムマネジメント、すなわち仕事を効率的に進めるための基本的な考え方、手法を紹介してきましたが、この章では、それらを応用した、デスクの整理整頓術について考えてみましょう。

すでに整理整頓術に関しては、多くの手法が世に紹介されています。
ところが、せっかく本を読み込んではみても、実践となるとうまくいかず、机の上は相変わらず書類の山。なかには「自分はだらしがない。この性格を変えなきゃ整理整頓なんかできない」と諦める人もいたりする。しかし、諦める必要はありません。

まずは、タイムマネジメントのおさらいをしたいと思います。
この図（http://www.jtime.or.jp/material/19.gif）は、仕事を効率的に進めるために何故、タイムマネジメントが有効なのかを示したものです。皆さんの仕事には「突発的な仕事が多い」「部下が指示通りに動かない」など、常に何かしらの問題が発生するものですし、そのため予定通りに仕事が進まなかったりする。

しかし突発的な仕事をなくすのは不可能だとしても、すでに説明したように、社内の人間が持ち込む突発的な仕事を軽減するために社内ルールを作るというタイムマネジメントを活用することで、その発生や対処をいくらかでもコントロールすることはできます。その結果、皆さんが受けるダメージ（時間やお金のロス、ストレスなど）を軽減することもできるし、仕事をより効率的に進めることも可能となるわけです。

さらに、取引先にはこちらから電話をする習慣を身につけるなど、タイムマネジメントのスキルを重ねることで、コントロールの度合いを増すことができるし、ダメージを一層、少なくすることにつながります。

突発的な仕事という、読者の皆さんの頭を日々悩ませている問題について述べたのと同様のことが、同じく皆さんの頭を悩ませる、次々と自分の元に届けられる書類という問題についても言えます。

すなわち、山と積まれた書類に悩まされながら仕事をしている人は、毎日大きなダメージを受けながら仕事をしていることになります。しかし、仕事がはかどらないと感じてはいても、どれだけの損失を受けているのか、具体的にイメージできないせいで、いい加減な対処法ですませてはいないでしょうか。

あるオフィス機器メーカーの調査によると、日本のビジネスマンが１日のうち、机の上の探し物に費やす時間は45〜80分、平均で60分にもなるそうです。言い換えれば、仕事に当てるべき時間をこれだけ無駄に費やしていることになります。

では、どうしたら時間の無駄遣いを減らすことができるのか。机の書類をきれいに片付けろというのでは、もともこもない。それこそ、だらしない性格を変えなきゃ無理だという話になってしまう。しかし、そんな自己変革じみた荒事は一切、不要です。突発的な仕事が回避できない問題なのと同様、だらしない性格の人にとって机の上の書類の山も回避できない問題です。しかし回避できなくとも、その悩みの種をコントロールすることができれば、ダメージを軽減することができるはずです。ならば、必要なのはコントロールするためのマネジメント・スキルということになります。

こう言うと、乱雑に積み重ねられた書類の山をコントロールするなんて無理な話だと思う人もいるかもしれませんが、その疑問もこの章を読み終えるころには解消しているでしょう。

1．問題は常に存在する（なくならない）。
2．コントロールできるものと出来ないものがある。
3．コントロールできないとダメージが発生する。
4．コントロールできない量が多くなると、ダメージも正比例で大きくなる。
5．逆にコントロールできる量が多くなると、ダメージは少なくなる。
↓
コントロールできるところが不明確のままの人は多い
↓
コントロールできるところを明確にする
↓
コントロールできるところを拡大する
↓
ダメージは確実に減る（生産性が上がる）


＝「超タイムマネジメント-「４つの時間」でする仕事革命」（大和出版）より引用＝