◎2008/7/1発行
□タイムマネジメントで改善、改革□
***仕事の段取り上手になる三つのステップ***
うまく仕事の段取りができるかどうか。これは、生産性の優劣を分けるカギともなる、重要なスキルですが、しかしコツさえ身につければ、何も難しいことではない。次に挙げる三つのステップを覚えるだけです
まず一つめのステップは、生産性の方程式の三つの要素、投下時間と質、量を、きちんと把握すること。投下時間は、その仕事を完了するのに必要な時間、その仕事のために使える時間です。また、質と量は、その仕事を何のためにやるのか、どうしてやらなければならないのか、その目的・理由によって自ずと決まるはずです。
この三つの要素を把握してないと、その仕事を遂行するために、具体的に何をどうやって進めたらいいかわからない。いわば行動計画が明確にできないのです。それでいながら、実際に多くの人が、この基本のステップを飛び越して、仕事の段取りをしているはずです。その結果、やらなければならないことが抜け落ち、たとえば行くべきお客さんを見落としたり、訪問する前にやるべき準備をしなかったりということにもなる。逆に、やらなくてもいいことに時間を費やすことにもなりかねない。これでは生産性の向上は望めません。
そして二つ目のステップは、仕事を遂行するために必要な行動を列挙し、さらに一つ一つの行動について、誰がするのか決定することです。つまり、自分がやるのか、他人に任せるのか、すべての行動に人を貼りつけるという作業をやることになります。
そして三つめのステップが、列挙した行動に順番をつけること。何から始めるべきかは、仕事の投下時間と質と、量が把握できていれば、自ずと決定されるべきことです。逆に三つの要素が把握できてないと、思いつくままにアレをやり、コレをやりという、甚だ生産性の低いスタイルで仕事をせざるを得なくなるのです。
※仕事の段取り
STEP①：生産性の3要素（投下時間、質、量）を把握する
STEP②：行動計画を列挙する（仕事の棚卸し）
STEP③：具体的行動の優先順位をつける
＝「図解 仕事ができる人のタイムマネジメント」東洋経済新報社刊ｐ142より引用＝