◎2009/10/1発行
□時間の無駄使いをなくすカンタン整理術□
******自分にあった整理整頓のルールをつくるには・・・・・・******

○性格や職種でも異なる「最適なルール」

書類の整理整頓は仕事ではありません。あくまで。効率的に仕事をさばくための環境づくりです。

ところが、整理整頓が仕事の1つになってしまっている人も実際には多くいます。完璧さを求めるあまり整理整頓に多くに時間をかけたり、1日の仕事を終えてみると、机の上には乱雑に書類が積まれていて、これを整理するのがひと仕事という人もいます。

こういう事態を招かないために必要なのが、デスク回りにルールを設定することです。ルールを1つだけでも設けることで、仕事のための環境はずっとよくなるはずです。そして、最も肝心なのは、自分にあったルールを設けることです。

この章で、ルールの提案、整理整頓の工夫、そのヒントをいくつか説明しましたが、これらをそっくりまねれば絶対にうまくいくとは限りません。人の性格は千差万別ですし、仕事のスタイルも人それぞれです。本書の冒頭で語ったように、仕事のスタイルにはAタイプとBタイプがあります。当然、2つのタイプでは仕事のやり方も違います。自分のスタイルや、仕事内容にあったルールでなければ、無駄なルールになってしまいます。なぜなら、人は誰しも自分が納得できないルールには従いたくないものだからです。

しかも、ルールを守るか守らないか、自分の気持ち次第となれば、意に沿わないルールが長続きするわけがありません。ですから、自分なりのルールをつくることが肝心だというわけです。

○ルールが仕事をやりにくくする？

どんな会社にもルールはあります。チーム内のルールや就業規則といった全社的なルールなど、それこそ覚えきれないくらい存在します。ルールが必要な理由は、チームとして、あるいは全社的に効率よく仕事をすすめるためです。各人が自分勝手な仕事のすすめ方をしていては、共同作業は無理です。

そして整理整頓についても、やはりチームや部署ごとに共通のルールを設けている企業があります。共通のルールがあれば、組織的な書類管理をやりやすくなり、ひいては仕事をやりやすい環境づくりができると考えてのことでしょう。

しかし、実際にそうしたチーム、部署で本当に仕事がやりやすい環境が実現できているかといえば、疑問符がつきます。かえって書類探しに時間がかかったり、社員のイライラが余計につのったりと、逆転現象が生じてしまうケースもあり得ます。

なぜかといえば、チーム内の社員が全員、納得できなければ、そのルールは無意味であり、むしろ仕事の進行を阻害する要因となってしまうからです。まずチームのルールをつくるという、そもそもの出発点が間違っているのです。

まず、一人ひとりの個人が、自分にあったルールをつくること。それが整理整頓の出発点である―これが本書の主張です。

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「職場の共通ルール」より「個人のルール」をつくるほうが先
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＝「超タイムマネジメント-「４つの時間」でする仕事革命」（大和出版）P194より引用＝