◎2008/11/15発行
□仕事を変えよう□
***一日のプランニング***

今日、自分はどういう手順で、何をするのかを、その日の仕事を始める前に決定しておく、これが一日のプランニングです。

プランニングとは、言ってみればイメージトレーニングです。以前、今は亡きF1ドライバー、アイルトン・セナのスタッフに聞いた話ですが、セナは、サーキットに出る前に必ず、黙想してコースをどう走るかをイメージするそうです。目を開けるまでの時間が、約一分。そしてコースへ出ていき、戻ってくるまでの周回時間が、イメージトレーニングの時間とピッタリ一致するという。

我々も、天才といわれたセナほどではないにしろ、一日のスタートの5分くらいの時間を使ってプランニングをし、一日の仕事の有り様を大まかにでもイメージすることができれば、その日の仕事をスムーズに行うことができるのです。

一日の仕事がイメージできていれば、“突発の仕事”が生じても、うまく対処できるはずです。その日の予定に、どの程度の余裕があり、空き時間があるのか、さらに予定していた仕事の優先順位、投下時間もわかっている。あとは突発の仕事の優先順位、投下時間を把握し、予定していた仕事と比較、選択するだけです。突発の仕事によるダメージを軽減するのは、生産性向上の重要なテーマであるのは、もはや言うまでもないでしょう。

プランニングのキーポイントを一つ言えば、取引先や仕事のパートナーなどと連絡を取り合うコンタクト業務を最初にすることです。仕事相手も、自分の都合によって外出したり、会議をしたりと、いつも机に向かっているわけではありません。朝のうちにコンタクトしておかないと、一日中、相手を追いかけるという事態にもなりかねない。しかも、相手との調整、意思決定が遅れることで、一日の仕事のすべてが遅延してしまうこともある。逆にコンタクトができれば、一日分の時間予算を有効に使えることになるのです。

●一日のプランニング実施要領
1．1日の始まりの5〜10分で行う
2．その日コンタクトを取る相手をリストアップ
3．その日行う仕事をリストアップ
4．その中で一番重要な仕事を一つ選択
5．その仕事を行う時間を決める
↓
プランニングが終わったら、コンタクト業務から開始


＝「図解　仕事ができる人のタイムマネジメント」東洋経済新報社刊ｐ162より引用＝